Persoonlijke gegevens verzameld:
In het kader van het gebruik van een van de softwareproducten die worden verkocht door Sogis SPRL/BVBA, moet de Klant voldoen aan de Europese verordening EU 2016/679 inzake de bescherming van persoonsgegevens.
a) Niet langer bewaren van persoonlijke gegevens dan de wettelijke termijnen
De Klant heeft in de Software een functionaliteit voor "Anonimisering van persoonsgegevens", waarmee automatische anonimisering kan worden ingeschakeld of handmatig kan worden uitgevoerd met een bepaalde frequentie.
De Klant, als Verwerkingsverantwoordelijke, is verantwoordelijk voor de uitvoering van deze functionaliteit.
b) Recht op vergetelheid behandelen
De Klant beschikt in de Software over een "Recht op vergetelheid"-functionaliteit. Als een klant van de Klant zijn recht op vergetelheid uitoefent, moet de Klant deze functionaliteit gebruiken.
c) Recht op verwijdering behandelen
De Klant heeft in de Software een functie voor het verwijderen van klantgegevens. Als een klant van de Klant zijn recht op verwijdering uitoefent, moet de Klant deze functionaliteit gebruiken.
d) Registratie van verwerkingsactiviteiten bijhouden
De Klant is verantwoordelijk voor het bijhouden van zijn registratie van verwerkingsactiviteiten. Sogis SPRL/BVBA verstrekt de verwerkingsregistersectie van de Software in het Supportgedeelte van de Software. Dit register wordt bijgewerkt door easySolutions in geval van wijzigingen in de functionaliteiten voor de verwerking van persoonsgegevens.
Als de Klant niet up-to-date is met de betaling van huurfacturen of onderhoudscontracten, behoudt Sogis SPRL/BVBA zich het recht voor om het verwerkingsregister niet bij te werken.
e) Leveren van persoonlijke gegevens
De Klant heeft in de Software een functionaliteit voor "Gegevensportabiliteit". Als een klant van de Klant zijn recht uitoefent om zijn persoonlijke gegevens te ontvangen in een standaard elektronisch formaat, moet de Klant deze functionaliteit gebruiken.
Toegang tot gegevens:
De Klant is als enige verantwoordelijk voor de toegang tot de Software die openstaat voor zijn medewerkers. De Klant beschikt over geavanceerde functies om de rechten van elke medewerker te bepalen. Hij kan bijvoorbeeld het bekijken van klantgegevens verbieden of het afdrukken van klantenlijsten beperken. Het aanmaken van gebruikersaccounts wordt gedaan door de Klant, die over alle benodigde functies beschikt om dit te doen.
De Klant is op de hoogte van deze functies en zorgt ervoor dat de toegangsniveaus overeenkomen met het profiel van elk van zijn medewerkers.
Opslag van persoonlijke gegevens:
De gegevens van de Klant worden opgeslagen bij de sub-verwerker zoals vermeld in het gedeelte Sub-verwerkers.
Gegevensoverdracht:
Indien de Klant Sogis SPRL/BVBA verzoekt om persoonlijke gegevens van zijn oude software naar de Software te importeren, weigert Sogis SPRL/BVBA alle onbeveiligde e-mailuitwisseling.
Daarom heeft de Klant een veilige bestandsopslagruimte in het Supportmenu van de software. Deze ruimte garandeert een veilige en versleutelde overdracht van het bestand.
Opslag van e-mails:
Als de Klant een contract heeft met Sogis SPRL/BVBA voor het hosten van zijn e-mailadressen, wordt de opslag van berichten verzorgd door de sub-verwerker zoals vermeld in het gedeelte Sub-verwerkers.
De Klant blijft als enige verantwoordelijk voor het tijdig vernietigen van e-mails die zijn opgeslagen bij de sub-verwerker. De Klant beschikt over alle tools om e-mails die zijn opgeslagen bij de sub-verwerker te verwijderen. Als de Klant een e-mail verwijdert, behoudt de sub-verwerker geen back-upkopieën
De Klant is verantwoordelijk voor het bijhouden van het Register van Verwerkingsactiviteiten met betrekking tot de opslag van e-mails.
